Руководство по проведению удаленной оценки Росаккредитации: как подготовиться к процедуре

Руководство по проведению удаленной оценки Росаккредитации описывает организацию оценочных действий в дистанционном формате. Заявитель или аккредитованное лицо должны предоставить экспертной группе возможность проверить документы, компетентность работников, помещения, оборудование, применяемые методики и фактическое выполнение работ без снижения полноты и достоверности оценки.

Коротко о главном

• Удаленная оценка представляет собой формат проведения оценочных действий, а не упрощенную проверку или отдельную услугу по выбору заявителя.
• Экспертная группа оценивает соответствие применимым требованиям законодательства и критериям аккредитации.
• Документы должны быть актуальными, управляемыми и связанными с фактическими процессами организации.
• Возможность выполнить конкретное испытание зависит от области аккредитации лаборатории, метода или методики и условий проведения работ.
• Вопросы о применимых требованиях и программе процедуры целесообразно направить в Федеральную службу по аккредитации до начала оценочных мероприятий.

Что такое удаленная оценка Росаккредитации

Удаленная оценка Росаккредитации предполагает дистанционное взаимодействие экспертной группы с заявителем или аккредитованным лицом с использованием средств связи и электронного обмена информацией. Формат позволяет изучать документы, проводить интервью, просматривать записи и, когда это предусмотрено программой оценки, наблюдать за помещениями, оборудованием и выполнением операций по видеосвязи.

Решение о формате нельзя сводить к желанию организации заменить выездную оценку видеоконференцией. Применимость дистанционного взаимодействия зависит от вида процедуры, ее основания, программы оценки, объекта проверки и возможности получить достаточные доказательства. Если удаленно подтвердить существенные обстоятельства нельзя, организация оценки может предусматривать другие оценочные действия.

Заявитель обращается за аккредитацией или выполнением другого предусмотренного процедурой действия. Аккредитованное лицо уже имеет запись в реестре и проходит подтверждение компетентности, расширение области либо иную процедуру, применимую к его статусу. Точный состав действий зависит от основания обращения.

Экспертная группа анализирует представленные доказательства и оценивает соответствие установленным требованиям. Оценка соответствия в этом контексте означает проверку того, выполняет ли заявитель или аккредитованное лицо критерии аккредитации в заявленной области деятельности.

Область аккредитации определяет границы подтвержденной компетентности. Для испытательной лаборатории значение имеют объекты испытаний, показатели, методы или методики и иные характеристики работ. Для органа по сертификации область отражает продукцию, процессы или услуги и применимые схемы и документы в пределах утвержденных полномочий.

Выездная и удаленная оценка различаются способом взаимодействия. Их цель остается общей: получить достаточные и достоверные доказательства соответствия. Камера и электронный архив меняют канал доступа к информации, но не отменяют проверку реальных процессов, работников, записей, оборудования и принятых решений.

Кому и в каких ситуациях важно руководство по удаленной оценке

Руководство требуется не только специалисту по качеству. Его положения затрагивают руководителя, технического руководителя, работников, отвечающих за методы, оборудование, архив и информационные системы. Документ также полезен заказчикам испытаний и сертификации, поскольку помогает понять, почему одного статуса «аккредитована» недостаточно для выбора исполнителя.

Испытательным лабораториям

Испытательная лаборатория должна показать, что применяет методы и методики в пределах своей области аккредитации, располагает компетентными работниками и контролирует пригодность оборудования. Экспертная группа может анализировать первичные записи, расчеты, протоколы, сведения об условиях испытаний, обращении с образцами, поверке или калибровке средств измерений, если такие процедуры применимы.

Демонстрация деятельности должна отражать обычный порядок работы. Сотруднику недостаточно пересказать инструкцию: он показывает, как принимает объект, выбирает метод, проверяет условия, использует оборудование, фиксирует результат и обеспечивает прослеживаемость записей. Наличие документа без доказательств его применения не подтверждает выполнение процесса.

Органам по сертификации и инспекционным органам

Для органа по сертификации существенны компетентность персонала, объективность решений, управление документами и доказательства выполненных процедур. Эксперты могут проследить путь конкретной работы от регистрации заявки и анализа исходных сведений до оценки результатов, принятия решения и оформления документа в пределах области аккредитации.

Инспекционному органу требуется показать, как он планирует и проводит инспекцию, назначает компетентных исполнителей, фиксирует наблюдения, рассматривает результаты и управляет рисками для беспристрастности. Дистанционный формат не превращает анализ таких процессов в просмотр нескольких локальных актов.

Заявителям, которые выбирают лабораторию или орган по сертификации

Заказчику нужно проверить тип аккредитованного лица, статус записи и содержание области аккредитации. Организация может действовать в реестре, но не иметь нужного объекта, показателя или метода. Особенно внимательно сопоставляют область с техническим заданием, когда требуются узкопрофильные испытания либо оценка конкретной продукции.

Разные государственные и экспертные процедуры также нельзя смешивать. Аккредитация лаборатории не заменяет оценку самого объекта и не подтверждает выполнение требований из другой сферы. Например, порядок проведения экологической экспертизы имеет собственные основания, участников и предмет проверки.

Что обычно проверяют при подготовке к удаленной оценке

Единого комплекта для всех организаций нет. Объем зависит от типа аккредитованного лица, основания процедуры, заявленной области и программы оценки. Подготовка начинается не с копирования чужого перечня, а с разбора требований, которые относятся к конкретной деятельности и должны подтверждаться документами, записями, интервью и наблюдением.

Документы и записи

Как правило, с учетом вида аккредитованного лица и программы оценки заранее готовят:

• Документы системы менеджмента. Политики, процедуры, инструкции и формы должны иметь понятный статус, актуальную редакцию и установленный порядок управления.
• Сведения о работниках. Нужны документы о компетентности, полномочиях, обучении и допуске к конкретным операциям в той мере, в которой они относятся к оцениваемой деятельности.
• Данные об оборудовании. Реестр, сведения о поверке, калибровке, проверках работоспособности, техническом обслуживании и условиях эксплуатации готовят в зависимости от применимости этих действий.
• Рабочие документы. В комплект входят методы испытаний, методики измерений, процедуры отбора образцов, расчеты и документы по сертификационным или инспекционным процессам.
• Записи по выполненным работам. Они подтверждают, кто и когда выполнил операцию, какое оборудование использовал, какие условия контролировал и на чем основан результат.
• Материалы внутреннего контроля. К ним относятся результаты внутренних проверок, анализ рисков, сведения о несоответствиях и корректирующих действиях, если эти документы предусмотрены системой организации.
• Область аккредитации. Ее сопоставляют с фактически выполняемыми работами, применяемыми методами, объектами и показателями.

А что будет, если одна инструкция хранится в нескольких редакциях? Экспертная группа может получить противоречивые доказательства и запросить объяснение, какая версия применялась при выполнении конкретной работы. До оценки организация определяет контролируемый экземпляр и исключает использование отмененных документов.

Сотрудники и распределение ролей

Руководитель определяет, кто представляет систему менеджмента и принимает организационные решения. Технический руководитель отвечает на вопросы о методах, компетентности работников, оборудовании и достоверности результатов. Специалист по качеству показывает управление документами, внутренние проверки, работу с несоответствиями и корректирующими действиями.

Отдельных ответственных назначают за электронный архив и техническую часть связи. Такое распределение не означает, что сотрудники должны заучить одинаковые ответы. Каждый специалист демонстрирует тот процесс, в котором он участвует, и подтверждает объяснения записями либо действиями.

Помещения, оборудование и реальная деятельность

Программа оценки может предусматривать визуальное подтверждение условий работы и демонстрацию операций. Тогда заранее проверяют маршрут перемещения камеры, качество изображения, возможность прочитать маркировку оборудования, стабильность связи и доступ в помещения. Показывать заранее записанный ролик вместо требуемого наблюдения можно лишь тогда, когда такой формат принят в рамках конкретных оценочных действий.

Для оборудования сопоставляют идентификационные данные, местонахождение, статус и записи об обслуживании. Во время показа сотрудник должен быстро найти конкретную единицу и связанные с ней документы. Если прибор физически находится по другому адресу, это обстоятельство нельзя скрывать или компенсировать записью из реестра оборудования.

Проверка условий зависит от предмета работ. Например, обследование инженерной системы здания и оценка компетентности лаборатории имеют разные задачи. Материал о том, как организуется проверка вентиляции в многоквартирном доме, относится к контролю объекта, а не к аккредитации исполнителя.

Как подготовиться к удаленной оценке: рабочий алгоритм

1. Изучить основание и программу оценки. Определите, какие площадки, процессы и подразделения охватывает процедура, кто входит в экспертную группу и какие сотрудники должны участвовать со стороны организации. Не переносите требования из другой процедуры без проверки применимости.
2. Сверить работы с областью аккредитации. Сопоставьте объекты, продукцию, показатели, методы или методики с фактическими операциями. Отдельно проверьте, не применяет ли подразделение документы, которые не соответствуют заявленным границам компетентности.
3. Провести внутреннюю проверку документов и записей. Выберите несколько завершенных работ и проследите их от поступления заявки или образца до выдачи результата. Такой подход выявляет расхождения между процедурой, действиями работников и первичными записями.
4. Собрать электронный комплект доказательств. Создайте понятную структуру доступа, разделите документы по процессам и установите ответственных. Электронный комплект должен сохранять управляемость, конфиденциальность и защиту информации от несанкционированного изменения.
5. Провести техническую репетицию. Проверьте видеосвязь, звук, камеры, демонстрацию экрана, открытие файлов и доступ к электронным системам. Затем отработайте показ помещений, оборудования и одной фактической операции без постановочного сценария.
6. Зафиксировать вопросы для Росаккредитации. Направьте запрос, если неясны применимые требования, формат отдельных действий или состав сведений по конкретной процедуре. Получение разъяснения не заменяет внутреннюю подготовку и не означает согласования документов системы менеджмента.

Как проверить лабораторию или орган по сертификации в реестре ФСА

ФСА означает Федеральную службу по аккредитации. Служба ведет национальную часть реестра аккредитованных лиц, где размещаются сведения о типе аккредитованного лица, его статусе и области аккредитации. Для выбора исполнителя проверяют не только название организации.

1. Откройте реестр аккредитованных лиц. Используйте официальный ресурс Федеральной службы по аккредитации, а не копию сведений на сайте исполнителя.
2. Выберите тип аккредитованного лица. Для испытаний требуется испытательная лаборатория. Для обязательной сертификации ищут орган по сертификации соответствующего типа.
3. Установите статус «действует». Статус проверяют на момент выбора исполнителя и перед началом значимых работ.
4. Задайте субъект России при необходимости. Региональный фильтр помогает сузить поиск, но не подтверждает техническую компетентность найденной организации.
5. Изучите область аккредитации. Найдите продукцию или объект испытаний, нужные показатели, метод или методику и условия, относящиеся к заданию.
6. Сопоставьте сведения с технической задачей. Передайте лаборатории описание объекта, требуемые показатели и технические документы. Для сложного изделия могут понадобиться паспорт, руководство по эксплуатации или техническое описание.

Запись в реестре не означает, что лаборатория выполняет любые испытания. Например, для проверки виброустойчивости автономного устройства пожаротушения нужно установить, присутствуют ли соответствующие объект, показатели и методика испытаний в области конкретной лаборатории. Затем исполнитель оценивает оборудование, образец и условия работ.

То же правило действует при поиске органа по сертификации. Общего указания на работу с промышленной продукцией недостаточно, если область не охватывает нужный объект. Название организации и сведения из рекламных материалов не заменяют проверку реестровой записи.

Частые сложности при удаленной оценке и как их предотвратить

Еще одна ошибка возникает, когда организация готовит только презентацию. Слайды помогают обозначить структуру, но не заменяют первичные записи, интервью с работниками и демонстрацию процесса. Экспертной группе нужны проверяемые доказательства, а не пересказ локальных документов руководителем.

Конфиденциальность тоже требует подготовки. Организация заранее определяет, какие сотрудники открывают доступ к материалам, как передаются файлы и какие сведения нельзя показывать посторонним участникам. Ограничение доступа не должно мешать экспертной группе получить доказательства, предусмотренные программой оценки.

Пример из практики: почему сертификат СМК не заменяет подготовку к аккредитации

В «Реестр Гарант» обратился представитель газотранспортного предприятия, планировавшего аккредитацию химических лабораторий в рамках одного юридического лица. Клиент исходил из предположения, что сначала требуется оформить сертификат соответствия системы менеджмента качества.

Во время первичного обсуждения ему рекомендовали не ограничиваться вопросом о сертификате и параллельно направить запрос в Росаккредитацию, чтобы уточнить применимые требования к планируемой процедуре и подготовке лабораторий. Результат последующей аккредитации в обращении не фиксировался, поэтому делать вывод о прохождении процедуры нельзя.

Сертификация системы менеджмента качества может использоваться организацией добровольно. Сертификат ISO 9001 либо ГОСТ Р ИСО 9001, полученный в соответствующей системе сертификации, сам по себе не подтверждает выполнение критериев аккредитации и не заменяет оценку фактических процессов лаборатории.

Подготовка опирается на применимые критерии, область аккредитации, компетентность работников, состояние оборудования, методы и документированные доказательства. Международная сертификация ISO и российская сертификация по ГОСТ Р ИСО представляют собой разные процедуры; ни одну из них нельзя выдавать за аккредитацию в национальной системе.

Выводы

• Удаленный формат меняет способ взаимодействия, но не отменяет оценку документов, работников, оборудования и фактической деятельности.
• Основу подготовки составляют актуальные документы, прослеживаемые записи, компетентные сотрудники и соответствие работ области аккредитации.
• Добровольный сертификат системы менеджмента качества не подменяет выполнение критериев аккредитации.
• При выборе исполнителя нужно проверить реестр аккредитованных лиц, действующий статус и содержание конкретной области аккредитации.

До оценочных мероприятий полезно составить перечень неясных требований и направить вопросы в Росаккредитацию. Внутри организации следует проверить один фактический процесс полностью: от поступления задания до итогового результата и архивирования записей.

Частые вопросы

Какой стандарт будет обязательным условием при аккредитации: 9001 или другой?

ISO 9001 нельзя считать универсальным обязательным условием аккредитации. Федеральная служба по аккредитации оценивает выполнение законодательства об аккредитации и применимых критериев. Добровольная сертификация системы менеджмента качества такую оценку не заменяет.

Нужно ли начинать с сертификата соответствия по СМК для аккредитации лабораторий?

Нет, сертификат СМК не служит универсальным предварительным условием. Сначала определяют тип процедуры, планируемую область деятельности и применимые критерии. Неясные требования следует уточнить у Росаккредитации до подготовки документов под конкретную оценку.

Где искать лабораторию для таких испытаний?

Лабораторию ищут в реестре аккредитованных лиц ФСА. После выбора организации проверяют статус и область аккредитации, включая объект, показатели, метод или методику. Одного совпадения по общему названию продукции недостаточно.

Какие фильтры использовать в реестре ФСА?

Сначала выбирают тип аккредитованного лица, например «испытательная лаборатория», и актуальный статус «действует». При необходимости поиск ограничивают субъектом России. Затем открывают область аккредитации и сопоставляют ее с техническим заданием.

Можно ли сразу понять возможность проведения испытаний?

Предварительную оценку дает область аккредитации. Окончательный ответ зависит от конкретного объекта, требуемых показателей, метода или методики, оборудования, состояния образца и условий работ. Лаборатории может потребоваться техническое описание продукции.

От чего зависит проведение реальных испытаний?

Решающее значение имеют границы области аккредитации, применимая методика испытаний, компетентность работников, оборудование и возможность воспроизвести установленные условия. Присутствие лаборатории в реестре подтверждает ее статус, но не право выполнять любой вид испытаний.

«Реестр Гарант» рекомендует начинать подготовку со сверки программы оценки, области аккредитации и фактических записей. Такой порядок помогает отделить вопросы, которые организация решает самостоятельно, от вопросов, требующих официального разъяснения Росаккредитации.