На Wildberries отказное письмо в карточку не загружают: по инструкции площадки от 8 октября 2026 года для товаров без обязательных документов в разделе «Документы» ставят отметку «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются», а письмо хранят на случай запроса. На Ozon порядок другой: письмо загружают в «Товары» → «Сертификаты качества» и привязывают к артикулам. Ниже — оба порядка по шагам и проверка письма до того, как им пользоваться.
Продавец создает карточку товара, получает запрос на сертификат или декларацию и пытается понять, подойдет ли уже оформленное отказное письмо. На этом этапе ошибка часто возникает еще до загрузки файла. Сначала нужно определить правовой статус продукции, а затем сопоставить письмо с конкретной карточкой.
Коротко о главном
- Отказное письмо используют для продукции, которая не подпадает под обязательную сертификацию или декларирование в заявленном виде.
- На Wildberries письмо не загружают — ставят отметку «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются». На Ozon его загружают в «Сертификаты качества».
- Название, назначение, состав, модель и другие признаки товара в письме должны позволять однозначно сопоставить его с карточкой.
- Если Wildberries или Ozon прямо запрашивает сертификат либо декларацию, отказное письмо не заменяет обязательный документ.
- На Ozon загруженное письмо проходит проверку: пока у него статус «Ожидает проверки», оно не одобрено.
Что такое отказное письмо и когда оно нужно для маркетплейса
Отказное письмо на продукцию представляет собой документ с выводом о том, что заявленный товар не относится к объектам обязательной оценки соответствия по применимым требованиям. В документе описывают продукцию, заявителя и основание, по которому обязательный сертификат или декларация не требуются.
Такое письмо оформляют не «на магазин вообще», а на конкретный товар или обоснованно сформированный ассортимент. Для оценки учитывают назначение, состав, материал, конструкцию, область применения и код ТН ВЭД ЕАЭС. Одного бытового названия товара недостаточно: одинаковое название может использоваться для изделий с разным назначением и разным регулированием.
Отказное письмо не является сертификатом соответствия и не подтверждает качество продукции в том же смысле, что документ об обязательной или добровольной оценке соответствия. Оно также не отменяет требования технического регламента, если товар фактически относится к регулируемой продукции.
Правовая проверка. Федеральный закон от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании» устанавливает общие правила подтверждения соответствия. Для конкретного товара дополнительно проверяют применимые технические регламенты Евразийского экономического союза и Таможенного союза, а также обязательные перечни продукции.
Например, ручные приставные лестницы, стремянки и лестницы-трансформеры без привода не названы в перечнях объектов приложения № 3 к техническому регламенту Таможенного союза 010/2011 «О безопасности машин и оборудования» ни в разделе сертификации, ни в разделе декларирования. Электрические или механизированные конструкции требуют отдельной проверки. Этот пример нельзя распространять на все виды лестниц без анализа конструкции и назначения.
Что проверить, прежде чем использовать отказное письмо
До того как пользоваться отказным письмом на Вайлдберриз или Ozon, проверьте не только сам файл, но и основание его оформления. Ozon сопоставляет сведения в письме с карточкой и при расхождении отклоняет документ, а Wildberries может запросить письмо при проверке карточки.
Проверьте, не нужен ли товару обязательный документ
- Определите назначение. Уточните, для чего используют товар, кто его применяет и какие свойства заявлены в карточке.
- Опишите состав и конструкцию. Для проверки нужны материалы, способ изготовления, наличие электрических компонентов, привода, нагревательных элементов и других особенностей.
- Найдите применимые требования. Проверьте технические регламенты ЕАЭС и Таможенного союза, а также перечни продукции, подлежащей обязательной оценке соответствия.
- Сопоставьте код ТН ВЭД ЕАЭС. Классификация товара влияет на проверку применимых требований. При спорной ситуации сведения уточняют с учетом компетенции Федеральной таможенной службы.
- Определите вид документа. По результатам проверки товару может потребоваться сертификат, декларация, иной разрешительный документ или отказное письмо.
Для низковольтного оборудования проверяют технический регламент Таможенного союза 004/2011. Для машин и оборудования применяют технический регламент Таможенного союза 010/2011. Продукция, связанная с пожарной безопасностью, требует проверки технического регламента Евразийского экономического союза 043/2017 и, в зависимости от характеристик, Федерального закона от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».
Не каждый реквизит присутствует в одинаковой форме во всех документах. Главная проверка заключается в том, позволяет ли письмо однозначно установить, о какой продукции идет речь и кто ее заявляет. Полное описание требований к документу можно дополнительно сверить с материалом о содержании и оформлении отказного письма.
Как добавить отказное письмо на Вайлдберриз
Загружать отказное письмо в карточку Wildberries не нужно. В инструкции «Разрешительные документы» (обновлена 8 октября 2026 года) площадка прямо перечисляет, что в карточки не добавляют: отказные письма, отрицательные решения по сертификации и добровольные сертификаты соответствия. Неподходящие документы приводят к ошибкам при проверке карточки.
- Откройте карточку. «Товары и цены» → «Карточка товара», затем нужная карточка или создание новой.
- Найдите раздел «Документы». В нём площадка показывает типы документов, которые можно добавить для этой категории.
- Поставьте отметку. Если товару разрешительные документы не нужны, отметьте поле «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются». Этой отметкой вы подтверждаете, что документы не требуются.
- Сохраните изменения. Чтобы поставить отметку сразу в нескольких карточках, отметьте их в списке, нажмите «Редактировать» и поставьте галочку в столбце «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются» — если для категории такая возможность предусмотрена.
- Сохраните письмо у себя. Оно обосновывает вашу отметку, если площадка, покупатель или проверяющий орган спросят, почему у товара нет сертификата или декларации.
Две ошибки, из-за которых карточку блокируют: номер отказного письма вписывают в поле номера сертификата или декларации, а для товара, которому документ обязателен, ставят отметку «не требуются». Если сертификат или декларация нужны, их реквизиты добавляют в тот же раздел «Документы» кнопкой «Добавить», а коды ТН ВЭД и ОКПД2 в карточке должны совпадать с документом.
Как загрузить отказное письмо на Озон
Ozon, наоборот, принимает отказное письмо: в базе знаний для продавцов оно названо «отказным/информационным письмом» — документом качества для товаров, которые не подлежат обязательной сертификации. Порядок на октябрь 2026 года такой:
- Откройте раздел. «Товары» → «Сертификаты качества» → «Добавить документ».
- Заполните сведения. Тип документа, страна выдачи, стандарт (национальный или ЕАЭС), регистрационный номер и срок действия, если он указан. Поле «название» видите только вы.
- Приложите файлы. Скан всех страниц в JPEG, PNG или PDF: не больше 30 файлов, каждый до 10 МБ. Текст, подписи и печати должны читаться.
- Привяжите товары. Вручную или через шаблон — артикулы указывают так же, как в карточках.
- Нажмите «Отправить на проверку». Статус «Ожидает проверки» сменится на «Одобрен» или «Отклонён». Причину отказа видно, если выбрать в фильтре статус «Отклонены» и открыть документ.
Ozon сверяет документ с карточкой: бренд, модель, артикул, код ТН ВЭД, название и изготовителя или страну производства. Товары без документов видно на вкладке «Товары без сертификатов» в том же разделе — список можно скачать в csv. Если Ozon запросил документы, их нужно предоставить в течение трёх рабочих дней, если в запросе не указан другой срок. У самозанятых продавцов вкладки «Сертификаты качества» нет: товары с обязательной сертификацией им продавать нельзя, и документы качества Ozon у них не запрашивает.
Внимание. Если Ozon просит подгрузить декларацию или сертификат, отказное письмо не становится заменой только потому, что оно у продавца уже есть. Когда товар подлежит обязательной оценке соответствия, продавец оформляет предусмотренный документ и указывает его в карточке.
Можно ли использовать одно письмо для нескольких товаров
Одно отказное письмо иногда охватывает несколько изделий, если ассортимент можно однозначно описать и объединить по обоснованному признаку. В документе перечисляют продукцию либо приводят характеристики, которые позволяют отличить ее от других товаров продавца.
Разные материалы сами по себе не запрещают объединение товаров в один документ. Однако материал не дает готового ответа без проверки назначения и конструкции. Например, изделия из кожи, текстиля и металла могут требовать раздельного анализа, если их используют по-разному или на них распространяются разные требования.
Нельзя включать в письмо товары с различным обязательным регулированием только ради сокращения количества документов. Карточка Wildberries или Ozon должна соответствовать ассортименту, который фактически описан в письме. Окончательное решение по карточке принимает площадка в рамках проверки.
Почему Ozon отклоняет отказное письмо, а Wildberries блокирует карточку
- письмо относится к другой модели, артикулу или виду продукции;
- название в карточке шире или уже, чем описание в документе;
- не совпадает заявитель или изготовитель;
- файл загружен не полностью, страницы отсутствуют или текст невозможно прочитать;
- на Wildberries номер отказного письма вписали в поле номера сертификата или декларации — так делать нельзя;
- товар фактически подлежит обязательной оценке соответствия;
- в документе нет сведений, позволяющих идентифицировать ассортимент;
- выбран неправильный тип документа;
- невозможно подтвердить действующий статус организации, которая выдала письмо.
Сначала прочитайте причину отклонения, затем сравните карточку с письмом по каждому признаку. Если ошибка связана с описанием, исправляют карточку только в пределах фактических характеристик товара. Если выяснилось, что продукция подпадает под обязательное регулирование, оформляют сертификат или декларацию, а не повторно загружают тот же файл.
Пример из практики: какие документы нужны для оформления
В Реестр Гарант обращалась издательская компания, которой требовался документ для размещения книжной, учебной и научно-популярной продукции на Ozon. Для предварительной оценки запросили реквизиты организации, ассортиментный перечень и код ТН ВЭД ЕАЭС. При большом ассортименте обсуждалась возможность включить несколько групп продукции в письмо на нескольких листах.
Отдельно уточняли, нужны ли образцы и протокол испытаний. Ответ зависел от характеристик конкретной продукции и основания для оценки, а не только от того, что товар размещается на Ozon. Этот случай показывает, почему сначала проверяют ассортимент и правовой статус, а уже потом выбирают документ для кабинета.
В другом обращении самозанятый спрашивал об изделиях из кожи: брелоках, ключницах, кардхолдерах и петлярах для очков. Специалист не делал общего вывода по всем изделиям. Сначала требовалось проверить назначение каждого товара, составить перечень и установить, распространяются ли на него обязательные требования.
Какие документы подготовить заранее
- реквизиты ООО, ИП, самозанятого или другого заявителя;
- ассортиментный перечень;
- описание продукции и ее назначения;
- сведения об изготовителе;
- код ТН ВЭД ЕАЭС;
- фотографии или техническое описание, если они нужны для идентификации;
- документы на материалы и существующие протоколы испытаний, если они есть;
- карточку товара с характеристиками;
- полный файл отказного письма.
Точный комплект зависит от продукции и основания для оформления. Для товаров со сложной конструкцией могут потребоваться дополнительные сведения. Если карточка содержит технические характеристики, их нужно сверить с документами на изделие. Отдельные требования к сопроводительной документации раскрываются в материале о паспорте на изделие и его реквизитах.
Что делать, если отказное письмо еще не оформлено
- Соберите ассортимент. Укажите точные названия, модели, материалы, назначение и различия между изделиями.
- Проверьте обязательные требования. Определите, не относится ли продукция к объектам сертификации или декларирования.
- Уточните код товара. Подготовьте код ТН ВЭД ЕАЭС и иные классификационные сведения, если они есть.
- Выберите документ. Если обязательная оценка не требуется, подготовьте заявку на отказное письмо. Если требуется подтверждение соответствия, определите вид обязательного документа.
- Сопоставьте письмо с карточкой. После получения документа проверьте заявителя, ассортимент и характеристики товара.
- Используйте по правилам площадки. На Ozon загрузите письмо в «Сертификаты качества», на Wildberries отметьте в карточке, что разрешительные документы не требуются, а письмо сохраните.
Оформить письмо можно у нас: отказное письмо для Ozon, отказное письмо для Wildberries или для маркетплейсов в целом — проверим товар и сверим перечень с карточками.
Самостоятельно написать текст можно только как черновое описание продукции. Такой текст не заменяет документ, оформленный по результатам профессиональной оценки. Сначала устанавливают правовой статус товара, затем выбирают корректный вид документа и его форму.
Частые сложности и как их решить
Продавец называет товар бытовым, хотя его назначение указывает на другую категорию регулирования. В другой ситуации письмо охватывает только часть ассортимента, а карточка содержит дополнительные модели. Еще одна ошибка возникает, когда самозанятый указывает себя как продавца, но не проверяет сведения об изготовителе.
Общее название тоже создает риск. Формулировка в письме может не совпасть с названием в карточке, если продавец добавил туда свойства, которых нет в документе. Сначала определите причину расхождения, затем скорректируйте карточку в соответствии с фактическими характеристиками или оформите документ нужного вида.
Ответственность за продажу продукции без обязательного документа
Если продукция подлежит обязательной оценке соответствия, отсутствие нужного сертификата или декларации может повлечь ограничения на реализацию и проверочные мероприятия. Наличие отказного письма не освобождает продавца от требований, которые фактически распространяются на товар.
Статья 14.43 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение изготовителем, исполнителем или продавцом требований технических регламентов. Статья 14.45 КоАП РФ касается нарушения порядка реализации продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия. Конкретная квалификация зависит от товара, статуса продавца, характера нарушения и обстоятельств проверки.
Частые вопросы
Как оформить и загрузить отказное письмо для Ozon?
Сначала проверяют товар, ассортимент, назначение, материалы, код ТН ВЭД ЕАЭС и применимые технические регламенты. Затем готовят реквизиты заявителя и перечень продукции, оформляют документ и загружают его в «Товары» → «Сертификаты качества» с привязкой к артикулам.
Как оформить отказное письмо?
Подготовьте сведения о заявителе, изготовителе, ассортименте, назначении, составе и коде ТН ВЭД ЕАЭС. После проверки применимых требований определяют, подходит ли отказное письмо или нужен сертификат, декларация либо другой разрешительный документ.
Если на Ozon просят подгрузить декларацию или сертификат, подойдет ли отказное письмо?
Не всегда. Если товар подлежит обязательной сертификации или декларированию, отказное письмо не заменяет обязательный документ. Проверьте причину запроса и сопоставьте ее с правовым статусом продукции.
Как добавить отказное письмо на Вайлдберриз?
Никак: Wildberries просит не загружать отказные письма в карточку. Если документы товару не нужны, в разделе «Документы» карточки ставят отметку «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются». Само письмо храните — его могут попросить показать.
Что можно использовать вместо отказного письма?
Замену выбирают по правовому статусу товара. Если обязательная оценка не требуется, площадка может принять иной документ, предусмотренный ее процедурой. Если товар подпадает под технический регламент, оформляют сертификат или декларацию, а не заменяют их отказным письмом.
Что нужно указать в отказном письме?
Документ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать заявителя, продукцию и основание вывода о неприменении обязательной оценки соответствия. Конкретный состав реквизитов зависит от формы документа, характеристик товара и ассортимента.
Вывод
Чтобы без ошибки использовать отказное письмо на ВБ или Ozon, сначала установите, нужен ли товару обязательный сертификат или декларация. Затем проверьте совпадение данных в письме и карточке. На Ozon загрузите полный файл в «Сертификаты качества» и следите за статусом проверки, на Wildberries отметьте в карточке, что разрешительные документы не требуются, и храните письмо на случай запроса. При отклонении исправляйте конкретное расхождение, а не заменяйте документ случайным файлом.
- Реестр Гарант сопровождает оформление документов для продукции и услуг по всей России дистанционно.
- Проверку проводят с учетом требований технических регламентов, ассортимента и характеристик товара.
- Документы оформляют через аккредитованные органы и испытательные лаборатории, когда этого требует процедура оценки соответствия.
- Для предварительной проверки подготовьте описание товара, ассортимент, реквизиты заявителя и код ТН ВЭД ЕАЭС.