Регистрация стандарта организации (СТО) в Иванове

Регистрация стандарта организации (СТО) в ФИФС — это услуга по включению внутреннего стандарта компании в Федеральный информационный фонд стандартов по процедуре Росстандарта. СТО утверждает руководитель организации, а регистрацию проводит фонд через оператора в порядке, установленном приказом Росстандарта от 30.04.2021 № 651.

Основная услуга на этой странице: регистрация готового или разработанного нами СТО в ФИФС. Разработка стандарта организации, экспертиза уже подготовленного документа и регистрация относятся к разным составам работ. Их можно заказать отдельно или объединить в комплексный проект.

Работаем дистанционно с организациями по всей России. Заявки принимаем по телефону +7 920-898-17-18. Реквизиты исполнителя и условия проекта фиксируем в коммерческом предложении и договорных документах.

Что получает заказчик:

• проверку СТО и комплекта перед подачей;
• подготовку заявления и сопроводительных материалов;
• подачу документов через оператора Федерального информационного фонда стандартов;
• ответы на уточнения оператора в пределах согласованного состава работ;
• сопровождение исправления замечаний, если такая работа включена в смету;
• подтверждение результата регистрации после положительного рассмотрения комплекта.

Оставьте заявку. По описанию продукции, процессов или цели регистрации подготовим состав работ и предварительный расчёт.

Когда нужна регистрация СТО в ФИФС

Регистрация СТО добровольна. Стандарт организации начинает действовать внутри компании после утверждения руководителем, а не после внесения сведений в фонд.

Регистрация становится практически необходимой, когда её прямо предусматривают условия закупки, требования заказчика, договор с контрагентом или внутренняя система документов холдинга. В закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ заказчик вправе установить требование о наличии зарегистрированного стандарта. Если участник не подтвердит соответствие такому условию, заявку могут не допустить к участию.

Регистрация СТО в ФИФС подходит, если:

• заказчик закупки требует зарегистрированный стандарт организации;
• производителю нужен единый документ на несколько однородных позиций;
• компания закрепляет общие требования для филиалов, подрядчиков или нескольких площадок;
• СТО используют в договорах поставки, закупочной документации или процедурах подтверждения соответствия;
• готовый стандарт нужно проверить, доработать и подать через оператора фонда.

Запись в ФИФС не заменяет обязательные требования технических регламентов ЕАЭС и не превращает добровольный стандарт в обязательный нормативный документ.

Условные примеры выбора состава работ

Условный пример: производителю масел холодного отжима нужен нормативный документ для нескольких однородных позиций. Сначала можно сравнить вариант единого СТО и отдельных ТУ, затем определить показатели безопасности и качества, методы контроля, правила маркировки и приёмки. Если заказчику нужна регистрация в ФИФС, её включают в отдельный согласованный состав работ.

Другой условный пример — СТО на отделочные работы для экспертизы или тендерного комплекта. На старте нужно согласовать структуру документа, требования к работам и критерии заказчика. Если он требует зарегистрированный документ, сначала проверяют требования к подаче и комплекту, затем планируют регистрацию.

Кто утверждает СТО и кто его регистрирует

Руководитель организации утверждает стандарт организации приказом или решением, если такой порядок закреплён во внутренних документах компании. Фонд не утверждает СТО за заявителя.

Заявитель подаёт комплект через оператора Федерального информационного фонда стандартов. Оператор рассматривает представленные материалы, проверяет их состав и оформляет результат процедуры в порядке, установленном приказом Росстандарта от 30.04.2021 № 651. Фонд регистрирует СТО, а не согласовывает его содержание вместо организации.

После положительного рассмотрения в ФИФС фиксируются регистрационные сведения о стандарте организации. Исполнитель передаёт заказчику подтверждение результата в составе, предусмотренном договором.

Документы для регистрации СТО в ФИФС

Точный состав комплекта зависит от того, подготовлен ли СТО впервые, утверждён ли он внутри организации и требуется ли доработка перед подачей.

Обычно для регистрации нужны:

• заявление;
• экземпляр стандарта организации;
• приказ или решение об утверждении СТО;
• сведения об организации;
• пояснительная записка, если она нужна для раскрытия структуры или содержания документа;
• сопроводительные документы, подтверждающие полномочия заявителя, когда это требуется для подачи.

Для уже утверждённого СТО сначала проверяем реквизиты организации, дату и основание утверждения, название документа, область применения и согласованность сведений во всём комплекте. Несовпадение наименования организации, правообладателя, изготовителя или заявителя способно привести к уточнениям и возврату материалов.

Заявление подписывает уполномоченный представитель заявителя. Необходимость подтверждения полномочий зависит от способа подачи и состава документов, поэтому этот вопрос проверяем до формирования комплекта.

Требования к содержанию и оформлению СТО

СТО должен соответствовать заявленной области применения и не противоречить обязательным требованиям законодательства. В документе разграничивают обязательные и рекомендуемые требования, указывают методы контроля и используют единые обозначения продукции, процессов и показателей.

Перед подачей проверяем:

• титульный лист и реквизиты;
• название и область применения;
• структуру разделов;
• термины и определения;
• показатели качества и безопасности;
• методы контроля и испытаний;
• правила приёмки;
• требования к хранению, транспортированию и маркировке;
• ссылки на действующие технические регламенты ЕАЭС, ГОСТ и санитарные нормы, если они применимы;
• соответствие СТО документам об утверждении и сведениям об организации.

Что чаще всего приводит к возврату? Противоречия обязательным требованиям технических регламентов, слишком широкая область применения, неоднозначные методы контроля, устаревшие ссылки и несогласованность сведений о правообладателе.

Если оператор возвращает материалы с замечаниями, мы классифицируем их, согласуем с заказчиком необходимые изменения и готовим повторную подачу, когда такая работа входит в согласованный состав услуг. Исполнитель отвечает за подготовленные им разделы и комплект, а заказчик подтверждает фактические сведения о продукции, организации и применяемых процессах.

Что входит в регистрацию СТО как услугу

Регистрация СТО в ФИФС может включать разные этапы. Итоговый состав закрепляем после анализа документа и цели регистрации.

Регистрация готового СТО

Этот вариант подходит, если стандарт уже разработан и утверждён внутри организации.

В состав работ могут входить:

1. аудит СТО и документов об утверждении;
2. проверка реквизитов и сведений о заявителе;
3. анализ области применения, показателей и методов контроля;
4. проверка ссылок на технические регламенты ЕАЭС, ГОСТ и санитарные нормы;
5. подготовка заявления и сопроводительного комплекта;
6. подача через оператора фонда;
7. ответы на запросы оператора;
8. исправление замечаний и повторная подача, если соответствующий этап включён в договор;
9. передача заказчику подтверждения результата регистрации.

Разработка и регистрация СТО

Если готового документа нет, сначала разрабатываем стандарт организации, а затем формируем комплект для регистрации. Разработка включает сбор исходных данных, построение структуры, описание требований и методов контроля, редактуру и подготовку проекта приказа или решения об утверждении.

Разработка СТО и регистрация в ФИФС имеют разную цель. Разработка создаёт содержание документа, а регистрация передаёт утверждённый стандарт в процедуру рассмотрения фонда. В коммерческом предложении эти части выделяем отдельными позициями.

Экспертиза готового СТО

Когда текст уже подготовлен силами компании, полная разработка не требуется. В этом случае проверяем структуру, область применения, ссылочную базу, показатели, методы контроля и комплект документов, после чего перечисляем необходимые исправления.

Экспертиза готового СТО не равна регистрации. После экспертной проверки заказчик принимает исправления, утверждает документ и передаёт его на регистрацию либо поручает нам сопровождение подачи.

Этапы работы

Срок каждого этапа зависит от объёма СТО, числа позиций и процессов, состояния исходного документа и количества итераций согласования. Точные сроки подготовки, формирования комплекта и сопровождения рассмотрения указываем в предложении после брифа.

1. Аудит задачи. Определяем цель регистрации: тендер, договор с контрагентом, единые требования для филиалов, сертификация или декларация.
2. Проверка исходных материалов. Изучаем готовый СТО, ТУ, технические описания, сведения о продукции и документы об утверждении.
3. Согласование состава услуги. Разделяем регистрацию, разработку, экспертизу, доработку, срочный график и дополнительные итерации.
4. Подготовка или корректировка СТО. Формируем структуру, уточняем показатели, методы контроля и правила приёмки.
5. Внутреннее утверждение. Готовим проект приказа или решения и лист согласования для подписания руководителем организации.
6. Формирование комплекта. Подготавливаем заявление, экземпляр СТО, подтверждение утверждения и сопроводительные сведения.
7. Подача через оператора фонда. Передаём комплект и отвечаем на уточнения в пределах согласованного проекта.
8. Работа с замечаниями. Классифицируем возврат, согласуем исправления и сопровождаем повторную подачу, если этот этап включён в смету.
9. Передача результата. Передаём заказчику регистрационные сведения и подтверждение включения СТО в ФИФС.

Таблица состава работ

Сроки регистрации СТО

Срок подготовки СТО зависит от того, есть ли у заказчика готовый текст, сколько продукции или процессов нужно описать и потребуются ли методики контроля. Разработка нового стандарта занимает больше времени, чем проверка утверждённого документа и подготовка его к подаче.

Отдельно рассчитываются:

• срок аудита исходных материалов;
• срок разработки или доработки СТО;
• срок внутреннего утверждения у заказчика;
• срок формирования комплекта;
• срок подачи через оператора;
• срок сопровождения рассмотрения и ответа на замечания.

Срок рассмотрения зависит от процедуры оператора фонда и содержания представленного комплекта. Мы не заменяем срок рассмотрения обещанием фиксированной даты: в предложении разделяем время, необходимое исполнителю для подготовки документов, и период, связанный с рассмотрением материалов оператором.

Ускоренный график, большое число итераций согласования и срочная переработка существующих ТУ учитываются отдельно.

Стоимость регистрации СТО

Стоимость регистрации СТО в ФИФС рассчитываем после изучения задачи. Цена зависит от состава комплекта, состояния готового документа и объёма сопровождения.

В расчёт могут входить:

• аудит готового СТО;
• разработка стандарта организации;
• доработка текста и ссылочной базы;
• подготовка заявления;
• формирование комплекта;
• подача через оператора фонда;
• ответы на уточнения;
• исправление замечаний;
• повторная подача;
• срочный график;
• дополнительные итерации согласования;
• разработка или проверка методик испытаний.

Отдельная разработка стандарта организации без регистрации в ФИФС начинается от 17 000 ₽. Регистрация, согласования и дополнительные работы автоматически в эту стоимость не входят.

Итоговую смету фиксируем до начала проекта после получения брифа и примеров продукции или процессов. Для расчёта нужны сведения о количестве позиций, составе ассортимента, существующих ТУ или СТО, цели регистрации и требованиях заказчика.

Позвоните по номеру +7 920-898-17-18 или отправьте описание задачи. Подготовим предложение с разделением стоимости разработки, экспертизы и регистрации.

Для кого подходит регистрация СТО в ФИФС

Когда регистрация СТО не нужна

СТО не требуется регистрировать только потому, что компания использует собственный внутренний документ. Федеральный закон № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» устанавливает добровольный характер применения стандартов организаций.

Если продукция без дополнительных оговорок соответствует действующему ГОСТ и его требования устраивают компанию, собственный стандарт может оказаться лишним. В такой ситуации ссылку на ГОСТ используют в документации и маркировке, а расходы на разработку и сопровождение СТО не возникают.

Когда стандарт уже написан, не нужно оплачивать разработку с нуля. Заказчик может выбрать экспертизу готового СТО, проверку ссылочной базы и подготовку документа к регистрации.

Для кафе, столовой или цеха готовой еды отдельный СТО на блюда часто избыточен. На каждую позицию меню оформляют технико-технологическую карту, если именно этот документ закрывает задачу предприятия.

Как СТО связан с сертификацией и декларацией

При добровольном подтверждении соответствия СТО может выступать базовым документом для оценки продукции. Он помогает унифицировать показатели, методы контроля и требования к партиям.

Для обязательной декларации соответствия СТО не заменяет технические регламенты ЕАЭС. Обязательные требования устанавливают технические регламенты, и организация должна соблюдать их независимо от наличия зарегистрированного стандарта.

До разработки или регистрации СТО сопоставляем его требования с будущими испытаниями, декларацией, сертификатом и договорной документацией. Это снижает риск ситуации, при которой показатели в стандарте не совпадают с фактической схемой контроля.

Отраслевые задачи

Пищевое производство

Производителю масел холодного отжима и другой однородной продукции нужен единый документ с показателями безопасности и качества. В СТО описываем ассортимент, методы контроля, правила приёмки и маркировки, чтобы документ можно было использовать в договорах поставки и при подготовке декларации.

Несколько однородных позиций объединяем в один СТО, если для них применимы общие параметры и методы контроля.

Строительство и отделочные работы

Для застройщика или подрядчика СТО может закрепить требования к типовым работам, материалам, квалификации исполнителей и приёмке. Если заказчик требует зарегистрированный стандарт, отдельно планируем формирование комплекта и сопровождение подачи в ФИФС.

Для стройматериалов может потребоваться сопутствующий документ качества. Его состав не входит автоматически в регистрацию СТО и согласуется отдельно.

Контрактное производство и private label

Для нескольких производственных площадок СТО фиксирует единые требования к продукту, составу, допускам, контролю и маркировке. Корректная привязка наименований помогает связать документ с сертификатом или декларацией и уменьшает количество вопросов при приёмке.

Технологические компании и холдинги

Корпоративный СТО используют для филиалов, подрядчиков и разных производственных площадок. Регистрация в ФИФС повышает прозрачность документа, но порядок применения внутри структуры всё равно закрепляет сама организация.

Риски при регистрации и требования закона

Федеральный закон № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» устанавливает добровольный характер применения стандартов организаций. Прямой обязанности регистрировать СТО нет, а порядок регистрации в фонде определяет приказ Росстандарта от 30.04.2021 № 651.

Заказчик закупки по 44-ФЗ или 223-ФЗ вправе включить в документацию требование о наличии зарегистрированного стандарта. Отсутствие регистрации в такой ситуации может привести к недопуску заявки, если участник не выполнит установленное условие.

Отдельный риск связан с рекламой и перепиской с контрагентами. Нельзя называть СТО зарегистрированным или сертифицированным, если процедура регистрации не завершена, а сертификат на документ не оформлялся. Недостоверные заявления в рекламе подпадают под статью 14.3 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Штрафа именно за отсутствие регистрации СТО нет. Реальные последствия возникают в другой форме: возврат материалов, замечания аудиторов, потеря времени на тендере и претензии контрагентов.

Актуализация СТО после регистрации

Регистрация не отменяет обязанность организации следить за содержанием собственного документа. Если меняются продукция, методы контроля, реквизиты организации или нормативные ссылки, СТО нужно проверить и при необходимости актуализировать.

Изменения в утверждённый стандарт вносят по внутреннему порядку организации. Когда обновлённый документ требуется снова подать в фонд, состав работ определяем отдельно: анализируем характер изменений, документы об утверждении и требования к комплекту.

Ссылки на технические регламенты ЕАЭС, ГОСТ и санитарные нормы проверяем не только перед первой подачей, но и при существенной переработке стандарта.

Почему материалы возвращают

Возврат комплекта не означает, что регистрацию невозможно завершить. Сначала определяем, относится ли замечание к содержанию СТО, документам заявителя, реквизитам или способу подачи.

Наиболее частые причины:

• область применения сформулирована слишком широко;
• требования СТО противоречат обязательным требованиям технических регламентов;
• методы контроля описаны неоднозначно;
• в документе использованы устаревшие нормативные ссылки;
• данные изготовителя и правообладателя не согласованы;
• приказ или решение об утверждении не соответствует представленному СТО;
• в заявлении и стандарте по-разному указаны наименование или реквизиты организации.

Исполнитель устраняет замечания в части согласованного проекта, а заказчик подтверждает сведения о продукции, организации и фактических процессах. Количество итераций и повторная подача включаются в стоимость только в том объёме, который закреплён в предложении и договоре.

Что не входит в регистрацию СТО автоматически

Регистрация СТО не включает без отдельного согласования:

• разработку технических условий;
• лабораторные испытания;
• оформление сертификата или декларации;
• сертификацию системы менеджмента качества;
• подготовку паспорта качества на ПГС по ГОСТ 23735;
• разработку технико-технологических карт;
• подготовку документов по другим видам продукции.

Такие задачи относятся к смежным процедурам. Если они нужны для проекта, сначала определяем их связь с СТО, а затем согласуем отдельный состав и стоимость.

Контакты и дистанционная работа

Исполнитель принимает заявки от организаций по всей России и ведёт проект дистанционно: собирает исходные материалы, согласует структуру, готовит комплект, сопровождает подачу и передаёт результат в электронном виде либо в ином согласованном формате.

Телефон для консультации и подачи заявки: +7 920-898-17-18.

Режим работы по заявкам: консультации и приём исходных данных по телефону и через согласованный канал связи. Регион офиса, юридическое лицо и реквизиты исполнителя указываются в коммерческом предложении и договорных документах до начала работ.

Подготовим расчёт регистрации СТО

Опишите продукцию или процессы, количество позиций, наличие готового СТО и цель регистрации. Мы определим, нужна ли разработка, экспертиза или достаточно подготовки комплекта и сопровождения подачи.

В предложении отдельно укажем:

• состав работ;
• результат каждого этапа;
• сроки подготовки и сопровождения;
• стоимость разработки, экспертизы и регистрации;
• количество согласований;
• условия работы с замечаниями оператора;
• перечень документов от заказчика.

Оставьте заявку на регистрацию стандарта организации в ФИФС или позвоните по номеру +7 920-898-17-18. Подготовим предложение по вашему кейсу и согласуем состав работ до начала проекта.

Связанные материалы

• различие стандартов ISO и ГОСТ
• паспорт качества на ПГС по ГОСТ 23735
• экспертизу стандарта организации
• технико-технологическая карта
• Сертификация ИСО 9001

Регистрация СТО или ТУ в Федеральном информационном фонде стандартов проводится добровольно по инициативе утвердившей документ организации; это отдельная процедура от разработки и внутреннего утверждения стандарта. Источники: Федеральный информационный фонд стандартов: регистрация СТО/ТУ.