Сертификация отбора образцов по ГОСТ: как проходит отбор продукции для испытаний

Сертификация отбора образцов по ГОСТ не оформляется как отдельная процедура с самостоятельным сертификатом. ГОСТ Р 58972-2020 устанавливает общие правила отбора продукции для испытаний при подтверждении соответствия. Результаты фиксируют в акте, затем лаборатория оформляет протокол испытаний, а заявитель получает сертификат или оформляет декларацию, если это предусмотрено требованиями.

Коротко о главном

• ГОСТ Р 58972-2020 регулирует отбор образцов продукции для испытаний, а не выдачу отдельного документа на сам отбор.
• Акт отбора подтверждает, какие образцы, когда, где и из какой партии отобрали.
• Протокол испытаний показывает результаты проверки образцов по установленным методам.
• Сертификат соответствия или декларация подтверждают соответствие продукции обязательным либо добровольно выбранным требованиям.
• Универсального количества образцов для всех товаров не существует.
• Порядок зависит от продукции, партии, технического регламента, схемы оценки соответствия и метода испытаний.

Что означает «сертификация отбора образцов по ГОСТ»

Формулировка «сертификация отбора образцов по ГОСТ» встречается в запросах производителей, импортеров и продавцов, которым нужно подготовить товар к лабораторным испытаниям. Обычно под ней имеют в виду соблюдение правил отбора, оформление акта и передачу образцов в лабораторию для дальнейшей оценки продукции.

ГОСТ Р 58972-2020 не заменяет технический регламент, стандарт на конкретный товар или метод испытаний. Он задает общие правила, которые применяют вместе с требованиями к определенной продукции. Если технический регламент либо стандарт на товар содержит специальные правила, их учитывают при формировании выборки и оформлении документов.

Есть ли отдельный сертификат на отбор образцов?

Отдельный сертификат соответствия на факт отбора образцов обычно не оформляют. Отбор представляет собой часть процедуры подтверждения соответствия, а его результат подтверждают актом отбора образцов и сопроводительными записями.

После отбора лаборатория проводит испытания и оформляет протокол. Этот протокол также не равен сертификату соответствия. Он входит в доказательную базу, на основании которой орган по сертификации принимает решение либо заявитель регистрирует декларацию в предусмотренном порядке.

В зависимости от продукции и применимых требований результатом процедуры может стать сертификат соответствия, декларация соответствия, добровольный сертификат или другой документ, предусмотренный нормативными правилами. Добровольный документ не заменяет обязательное подтверждение соответствия, если оно требуется для товара.

Чем отличаются образец, проба, выборка и партия?

Партия представляет собой количество однородной продукции, которое заявитель рассматривает как единое целое. Для импортного товара партию связывают с поставкой и сопроводительными документами, если такая связь предусмотрена процедурой.

Образец представляет собой единицу или часть продукции, отобранную для испытаний. Проба представляет собой часть продукции, которую используют для анализа или проверки определенных показателей. Выборка включает совокупность отобранных единиц, по которым оценивают партию или заявленную продукцию.

Точное значение термина зависит от применяемого стандарта на товар и метода испытаний. Для пищевой продукции, текстиля, строительных материалов и технических изделий правила могут различаться.

Когда нужен отбор образцов для сертификации

Отбор образцов нужен тогда, когда испытания входят в выбранную процедуру оценки соответствия. Такая ситуация возникает при обязательной сертификации, декларировании, добровольной сертификации, проверке партии импортного товара, инспекционном контроле или повторных испытаниях после устранения несоответствий.

Испытания также проводят при выводе на рынок новой продукции, изменении состава или конструкции, проверке характеристик для договора и внутреннего контроля качества. Само упоминание ГОСТ не создает обязанности получать сертификат. Сначала устанавливают, действует ли для конкретного товара технический регламент или иное обязательное требование.

Кто проводит отбор образцов

Роль органа по сертификации

Орган по сертификации определяет процедуру оценки, проверяет область применения требований, устанавливает правила идентификации продукции и согласует программу испытаний с лабораторией. В рамках своей области аккредитации он принимает документы, анализирует доказательства и принимает решение по итогам процедуры.

Представитель органа по сертификации не обязан лично присутствовать при каждом отборе. Форма участия зависит от технического регламента, схемы оценки, условий процедуры и требований к доказательствам. Иногда отбор организует орган, иногда заявитель передает образцы по согласованному порядку.

Роль испытательной лаборатории

Испытательная лаборатория принимает образцы, проверяет их идентифицируемость и проводит испытания по установленным методам. Лаборатория фиксирует объект испытаний, примененные методы и полученные результаты в протоколе.

Если маркировка, акт, заявка и фактический образец расходятся, лаборатория может запросить уточнения или не принять образцы до устранения несоответствий. Поэтому документы готовят до передачи продукции, а не после получения замечаний.

Может ли заявитель отобрать образцы самостоятельно?

Иногда заявитель самостоятельно передает образцы в лабораторию. Такая возможность не означает, что он вправе произвольно выбрать любую единицу товара и распространить результат на всю продукцию. Заявитель должен обеспечить связь образца с заявленной партией или серийным выпуском, достоверную идентификацию и сохранность продукции.

Порядок самостоятельной передачи заранее согласуют с органом по сертификации и лабораторией. Применимые требования могут устанавливать особый порядок отбора, упаковки, пломбирования, транспортирования и хранения. Если эти условия нарушены, результаты испытаний могут не принять в рамках процедуры.

Как проходит отбор образцов по ГОСТ

1. Идентификация продукции. Проверяют наименование, модель или артикул, изготовителя, страну происхождения, маркировку, состав, назначение и основные характеристики товара. Для импортной продукции дополнительно используют код ТН ВЭД ЕАЭС и документы поставки.
2. Определение партии или серийного выпуска. Устанавливают, какую продукцию представляет образец, однородна ли партия и можно ли распространить результаты на серию либо только на конкретную поставку.
3. Проверка условий хранения и транспортирования. Для продукции с особыми требованиями фиксируют упаковку, температурный режим, защиту от влаги, срок годности и другие условия, которые влияют на достоверность испытаний.
4. Формирование выборки. Определяют состав и количество образцов с учетом программы испытаний, методов проверки, требований технического регламента, стандарта на товар и необходимости оставить контрольные или арбитражные образцы.
5. Оформление акта отбора образцов. В акте описывают продукцию, партию, количество, упаковку, маркировку, участников процедуры, место и дату отбора, а также основание передачи образцов.
6. Передача продукции в лабораторию. Образцы передают вместе с необходимыми документами и сведениями, позволяющими сопоставить фактический товар с заявкой и актом.
7. Проведение испытаний. Лаборатория проверяет образцы по установленным методам и оформляет протокол испытаний. Дальнейший документ зависит от выбранной формы подтверждения соответствия.

Этап 1. Идентификация продукции

До отбора нужно точно описать товар. В документах указывают модель, артикул, торговое наименование, изготовителя, страну происхождения, состав, назначение и маркировку. Для сложного изделия дополнительно фиксируют конструкцию, материал, технические характеристики и область применения.

Образец должен быть связан с заявленной продукцией. Если в заявке указана одна модель, а в лабораторию передали похожее изделие с другим составом или конструкцией, протокол может не подтверждать характеристики заявленного товара.

Этап 2. Определение партии и условий отбора

Партия должна иметь понятные границы. Для этого используют сведения о производстве, поставке, дате выпуска, документах изготовителя и маркировке. Импортеру важно сопоставить образцы с инвойсом, упаковочным листом, транспортными документами и фактической поставкой, если эти документы применяются в конкретной процедуре.

Результаты испытаний не всегда распространяются на всю линейку товара. Разные модели, составы, размеры, возрастные группы и варианты исполнения могут потребовать отдельной идентификации или дополнительной выборки.

Этап 3. Формирование выборки

Количество образцов зависит от числа проверяемых показателей, метода испытаний, размера партии, вида продукции и требований к сохранению контрольных образцов. Разрушающий метод может потребовать больше единиц, чем проверка, при которой изделие сохраняет пригодность.

Нельзя корректно назвать одно количество образцов для детской одежды, строительного материала, пищевой продукции, игрушки, фурнитуры и электротехнического изделия. Для каждой категории действуют свои сочетания технических регламентов, стандартов и методов испытаний.

Этап 4. Оформление акта отбора образцов

Акт связывает фактически отобранную продукцию с процедурой оценки соответствия. Универсальная форма не заменяет требования конкретного технического регламента, органа по сертификации или лаборатории, поэтому документ заполняют с учетом применимых правил.

В акте обычно отражают:

• дату и место отбора;
• участников процедуры и их полномочия;
• наименование, модель, артикул и другие признаки продукции;
• изготовителя, заявителя и страну происхождения;
• сведения о партии или серийном выпуске;
• количество отобранных единиц;
• описание упаковки и маркировки;
• способ идентификации образцов;
• сведения о пломбировании или иной фиксации сохранности, если это применяют;
• цель и основание отбора;
• данные о передаче продукции в лабораторию;
• подписи участников процедуры.

Этап 5. Передача образцов в лабораторию

Образцы упаковывают и транспортируют так, чтобы не изменить их свойства и не потерять идентификационные признаки. В сопроводительных документах указывают сведения, совпадающие с актом отбора и заявкой на оценку соответствия.

Перед отправкой проверяют маркировку, целостность упаковки, количество единиц и условия хранения. Если товар требует особого режима, лаборатории заранее сообщают эти условия. Для продукции с ограниченным сроком годности отдельно контролируют дату изготовления и допустимый период транспортирования.

Этап 6. Испытания и оформление протокола

Лаборатория выбирает методы испытаний в соответствии с применимыми требованиями и согласованной программой. В протоколе указывают объект испытаний, методы, полученные показатели и иные сведения, необходимые для идентификации результатов.

Протокол испытаний не подтверждает соответствие товара сам по себе. Орган по сертификации анализирует его вместе с заявкой, технической документацией, сведениями о производстве и другими доказательствами. При декларировании заявитель использует протокол в составе доказательной базы, если он нужен по выбранной процедуре.

Какие документы нужны для отбора образцов

Точный комплект зависит от продукции, схемы оценки и требований технического регламента. До начала работ обычно готовят следующие сведения:

• заявку на оценку соответствия;
• описание продукции с указанием назначения и характеристик;
• техническую документацию, технические условия или иные документы изготовителя;
• сведения об изготовителе и заявителе;
• документы на поставку или партию, если их используют для идентификации;
• маркировку и фотографии товара;
• данные о составе, материалах и конструкции;
• код ТН ВЭД ЕАЭС для импортной продукции;
• действующие документы о соответствии, если проводится повторная процедура;
• акт отбора образцов;
• направление или заявку на испытания;
• сведения об упаковке, хранении и транспортировании образцов.

Для некоторых товаров потребуются дополнительные документы: рецептура, паспорт на изделие, руководство по эксплуатации, сведения о применяемом сырье или документы изготовителя. Если продукция уже находится на складе, заранее проверяют, можно ли подтвердить ее принадлежность к конкретной партии.

Требования к паспорту изделия и его содержанию зависят от товара и применяемого стандарта. Практические вопросы к такому документу разобраны в материале о паспорте на изделие по ГОСТ.

От чего зависит количество образцов

Количество образцов определяют по совокупности требований, а не по общему совету из интернета. На решение влияют технический регламент, стандарт на продукцию, программа испытаний, число проверяемых характеристик, метод анализа, размер партии и необходимость повторной проверки.

Дополнительные единицы могут потребоваться для разных лабораторных методов, контрольного хранения, арбитража или повторного испытания. Разрушающий анализ также меняет состав выборки, поскольку после проверки изделие может быть непригодно для дальнейшей реализации.

Акт отбора образцов: что проверить перед подписанием

Ошибку в акте сложнее исправить после передачи продукции в лабораторию. До подписания сверяют документ с заявкой, маркировкой и товаросопроводительными материалами.

• Наименование продукции совпадает с фактическим товаром.
• Модель, артикул и размер указаны без расхождений.
• Изготовитель и страна происхождения отражены правильно.
• Партия или серийный выпуск имеют понятную связь с образцами.
• Количество единиц совпадает с фактически переданной продукцией.
• Упаковка и маркировка описаны достаточно для идентификации.
• Понятно, какие образцы направляют в лабораторию.
• Указаны место, дата и участники отбора.
• Отражены пломбы или иные средства сохранности, если их применяют.
• Акт подписали уполномоченные участники процедуры.

Проверяют и цифровые сведения. Для импортного товара код ТН ВЭД ЕАЭС, описание изделия и маркировка должны соответствовать друг другу. Расхождение не всегда означает нарушение, но оно требует документального объяснения до начала испытаний.

Типовые ошибки при отборе образцов

Проблема возникает, когда заявитель передает в лабораторию товар, который невозможно однозначно связать с заявленной партией. Такая ситуация встречается при смешении моделей на складе, отсутствии маркировки или использовании фотографий вместо полного описания изделия.

• Образец отобрали без подтверждения его принадлежности к партии.
• В акте указали одну модель, а передали другую.
• Количество в акте отличается от количества в лаборатории.
• Маркировку не зафиксировали или описали неполно.
• В одной выборке смешали товары с разным составом или назначением.
• Не учли специальные требования технического регламента.
• Передали недостаточное количество продукции для запланированных методов.
• Нарушили условия хранения или транспортирования.
• Документы на импортный товар расходятся с фактической маркировкой.
• В заявку включили несколько разновидностей товара без определения границ выборки.

Что делать, если лаборатория не принимает образцы? Сначала сравнить акт, заявку, маркировку и сопроводительные документы, затем уточнить причину отказа и согласовать исправление с органом по сертификации. Новый отбор нужен тогда, когда исправить несоответствие документами уже нельзя или нельзя подтвердить сохранность и происхождение образцов.

Отбор образцов для разных категорий продукции

Детские товары и игрушки

Для детских товаров проверяют возрастную категорию, материал, конструкцию, назначение и маркировку. Специальные требования могут устанавливать технические регламенты на продукцию для детей и подростков, поэтому ГОСТ Р 58972-2020 применяют вместе с ними.

У игрушек одна внешне похожая модель может отличаться материалом, наполнителем, конструкцией или возрастным назначением. Эти различия влияют на идентификацию и состав испытаний.

Текстиль и детская одежда

При отборе учитывают состав ткани, слой одежды, возрастное назначение, модель, размерный ряд и маркировку. Разные составы или возрастные группы нельзя объединять в одну выборку только из-за сходного внешнего вида.

Для импортного текстиля заранее готовят сведения об изготовителе, составе изделия, стране происхождения и коде ТН ВЭД ЕАЭС. Образцы должны соответствовать продукции, которую заявитель планирует выпускать или продавать.

Строительные материалы

Для строительных материалов важны состав, назначение, область применения и показатели безопасности. Декоративная штукатурка для разных условий эксплуатации может потребовать различной оценки, поэтому название товара не определяет процедуру полностью.

Орган по сертификации и лаборатория уточняют, какие характеристики проверять и каким методом. Переносить правила одного строительного материала на другой нельзя.

Оконная фурнитура и детские замки

Для оконной фурнитуры идентифицируют назначение, конструкцию, материалы, способ установки и область применения. Для детских замков на окна дополнительно описывают защитную функцию и эксплуатационные ограничения.

По импортному изделию нужны сведения об изготовителе, фотографии, техническое описание и код ТН ВЭД ЕАЭС. После идентификации определяют, подпадает ли товар под обязательные требования и какие испытания потребуются.

Пищевая продукция и сырье

При отборе пищевой продукции учитывают партию, срок годности, упаковку, условия хранения и транспортирования. Для сырья и готового продукта применяются разные методы анализа, поэтому образцы отбирают с учетом программы испытаний.

Сыродавленное масло, например, нельзя оценить только по названию. Нужно установить вид сырья, технологию производства, упаковку, срок годности и условия хранения, после чего определить применимые требования и состав лабораторной проверки.

Изделия из натуральной кожи

Для кошельков, зажимов для денег и очечников фиксируют состав материалов, наличие покрытий, фурнитуру, назначение, модель и маркировку. Изделия, похожие по форме, могут отличаться составом и технологией производства.

Образцы передают так, чтобы лаборатория могла сопоставить их с описанием товара. Если заявитель выпускает несколько моделей, границы выборки определяют до оформления акта.

Обязательная и добровольная оценка соответствия

Обязательная оценка проводится, когда требование установлено техническим регламентом или другим действующим нормативным основанием. В зависимости от товара заявителю нужен сертификат соответствия, декларация или иной документ.

Добровольная сертификация проводится по инициативе заявителя. Она позволяет подтвердить характеристики, заявленные свойства или соответствие выбранному стандарту, но не отменяет обязательную процедуру, если такая процедура установлена для продукции.

Отбор образцов может потребоваться и при добровольной сертификации, если заявитель хочет подтвердить характеристики испытаниями. Порядок зависит от правил выбранной системы, программы испытаний и требований органа по сертификации.

Если для товара не установлен обязательный документ, иногда рассматривают отказное письмо. Оно не подтверждает качество продукции и не заменяет сертификат или декларацию, когда обязательная оценка требуется. Разница между такими документами разобрана в материале об отказном письме по сертификации.

Нормативные требования и ответственность

ГОСТ Р 58972-2020 устанавливает общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия. Федеральный закон от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании» задает общую правовую рамку технических регламентов и подтверждения соответствия.

Федеральный закон от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» регулирует роль национальных стандартов. Федеральный закон от 27 декабря 2013 года № 412-ФЗ связан с национальной системой аккредитации и статусом аккредитованных лиц.

Специальные требования к продукции устанавливает применимый технический регламент Евразийского экономического союза или Таможенного союза, а также стандарт на конкретный товар и метод испытаний. Номер технического регламента нельзя определить без сведений о продукции.

При нарушении требований технических регламентов могут применяться положения статьи 14.43 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Недостоверное декларирование рассматривается с учетом статьи 14.44, нарушения порядка реализации продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия, могут подпадать под статью 14.45, а отдельные нарушения маркировки рассматриваются с учетом статьи 14.46.

Ответственность зависит от состава нарушения, статуса участника оборота, вида продукции и обстоятельств дела. Сам факт ошибки в акте не позволяет заранее определить правовые последствия, но он может привести к повторному отбору, непринятию протокола или задержке процедуры.

Фактическая ловушка: нужно ли согласовывать акт с государственным органом?

Предварительное согласование акта отбора с Росаккредитацией или другим государственным органом обычно не требуется. Документ оформляют в рамках конкретной процедуры участники оценки соответствия, а форму и состав сведений определяют применимые правила, орган по сертификации, лаборатория и технический регламент.

Пример из практики: документы для сертификации детских мячиков

В «Реестр Гарант» обратился клиент, которому требовались документы на детские мячики для продажи через маркетплейс. В ходе консультации уточнили, что речь идет о сертификате соответствия, а не о документах системы маркировки КИЗ.

Для предварительного определения процедуры запросили сведения о составе, описании товара и возрастной категории. Специалист также пояснил, что при сертификации понадобятся образцы продукции для испытаний. Итоговый вид документа зависел от характеристик товара и применимых требований, поэтому без идентификации продукции обещать результат заранее нельзя.