Хранение разрешительных документов: Правила 2026
Многие предприниматели ошибочно полагают, что как только срок действия сертификата истек, документ можно утилизировать. В 2026 году это грубое нарушение, которое может привести к крупным штрафам при первой же проверке Роспотребнадзора или Таможенной службы.
1. Обязательные сроки по Техническим регламентам
Большинство Технических регламентов ЕАЭС (ТР ТС) устанавливают единый минимальный срок хранения документов — 10 лет.
С какого момента считать 10 лет:
- Для серийного выпуска: Со дня окончания срока действия сертификата или декларации.
- Для партии товара: Со дня реализации последнего изделия из этой конкретной партии.
2. Что именно нужно хранить?
В «архивную папку» сертификации в 2026 году должны входить:
- Оригинал сертификата (или копия декларации с подписью и печатью заявителя).
- Протоколы испытаний: Самый важный документ. Без протокола сертификат считается неподтвержденным.
- Акт анализа состояния производства: Для серийных сертификатов (схема 1с).
- Техническое досье: Инструкции, ТУ, чертежи, паспорт изделия, на основании которых выдавался документ.
- Документы на партию: Инвойс, контракт, ТТН (для импорта).
3. Цифровые архивы vs Бумажные оригиналы
В 2026 году допускается хранение документов в электронном виде (скан-копии с ЭЦП). Однако, если протокол испытаний был выдан лабораторией на бумажном бланке с «живой» печатью, оригинал рекомендуется сохранять — при судебных спорах цифровая копия может быть оспорена.
| Тип документа | Срок хранения в РФ | Кто обязан хранить |
|---|---|---|
| Сертификат / Декларация | 10 лет | Заявитель и Орган по сертификации |
| Протокол испытаний | 10 лет | Заявитель и Лаборатория |
| Сертификат ISO 9001 | В течение срока действия + 3 года | Заявитель |
📦 Важно: Проверка документов может случиться и через 8-9 лет после продажи товара (например, при расследовании инцидента с участием вашей продукции). Отсутствие протокола испытаний в архиве в этот момент трактуется судом как доказательство выпуска некачественной продукции, что ведет к уголовной ответственности руководства.
FAQ: Вопросы по хранению
Что делать, если протоколы испытаний утеряны?
Необходимо официально запросить дубликаты в лаборатории, которая проводила испытания. Согласно ГОСТ 17025, лаборатории обязаны хранить копии протоколов и архивные данные испытаний также не менее 10 лет.
Аудит архива разрешительной документации и восстановление утерянных протоколов испытаний
Телефон: +7 920-898-17-18
WhatsApp: +7 920-898-17-18
Telegram: @reestr_manager
E-mail: reestrgarant@mail.ru